Como evitar divergências de GFIP

Republicado por Leonardo Amorim em 23/10/2008 09:32

Um dos pontos mais importantes na relação entre as empresas e a Previdência Social está entre o que foi mensalmente declarado em GFIP como valor devido e o que foi de fato recolhido, através da GPS. Diferenças entre o que foi declarado e o que foi efetivamente pago acarretam na impossibilidade de emissão de CND.

A principal regra para evitar problemas de divergência é NUNCA transmitir o arquivo do fechamento NRA.SFP sem realizar as conferências com as informações da FOLHA e a(s) GPS encaminhada(s) para pagamento.

1. Principais problemas que geram divergência entre SEFIP x FOLHA x GPS PAGA

a) TRABALHADORES SEM INSCRIÇÃO PIS/PASEP/CI - Na FOLHA, o INSS é calculado independentemente de o trabalhador ter ou não o PIS/PASEP/CI informado, enquanto que no SEFIP, aceitam-se registros de trabalhadores apenas com PIS/PASEP/CI. Ao gerar o arquivo SEFIP.RE para importação, os trabalhadores sem PIS/PASEP/CI ficam de fora da remessa. Logo, o cálculo do valor devido no SEFIP, não contemplará todos os trabalhadores, gerando uma declaração de valor devido menor que o apurado na FOLHA. Quando isso ocorrer, após a obtenção do(s) número(s) de PIS/PASEP/CI, deve-se elaborar uma GFIP incluindo os trabalhadores que ficaram de fora da remessa anterior, sem esquecer de citar os que foram na remessa anterior na modalidade específica (9, se houve pagamento de FGTS, ou 1, se o FGTS não foi quitado). Caso o trabalhador seja autônomo e não possua registro no INSS, sua inscrição deve ser imediatamente providenciada;

b) OMISSÃO DE TRABALHADORES COM FGTS EM ATRASO – A prática equivocada de somente declarar a GFIP quando há recolhimento para o FGTS é comum. Entretanto, mesmo não pagando FGTS, todas as empresas são obrigadas a declarar seus débitos para a Previdência Social pela GFIP. Quando ocorrer de uma empresa não pagar o FGTS, tendo trabalhadores com ou sem FGTS, estes devem ser declarados na modalidade 1;

c) NÃO IMPORTAÇÃO DE TODOS OS ARQUIVOS POR MODALIDADE – O sistema de FOLHA gera arquivos SEFIP.RE por modalidade e a não importação de todos os arquivos disponíveis em suas respectivas pastas no caminho C:\CAIXA\SEFIP provocará diferenças. Prestadores de serviços, diretores sem vínculos empregatício e trabalhadores demitidos com recolhimento de FGTS em GRRF são alocados na modalidade 1 (declaratório), e na maioria dos casos, não são importados através do arquivo SEFIP.RE na pasta MOD1 (C:\CAIXA\SEFIP), ocasionando omissão de trabalhadores, gerando cálculo de valor devido inferior ao ocorrido em folha. Para maiores detalhes, verifique o documento Sistemática de geração do SEFIP.RE na FOLHA para diversas modalidades;

d) ENTREGAR MAIS DE UMA GFIP DE UMA COMPETÊNCIA COM CHAVES REPETIDAS – Um erro comum, quando se tem muitas obras ou tomadores de serviços (cessão de mão-de-obra), é entregar várias GFIPs, uma para cada obra ou tomador (150 ou 155) em uma mesma competência. Exemplo: construtora com várias obras próprias (GFIP 155), que transmitiu uma GFIP para cada obra, o que neste caso geraria uma divergência porque para o INSS, apenas a última GFIP transmitida seria válida, ficando no sistema do INSS uma divergência entre o montante pago e o que se tem de informação sobre contribuições. A mesma situação ocorre quando se tem tomadores no código 150, onde se resolve transmitir uma GFIP para cada tomador. Só deve haver uma GFIP 155 (com todas as obras na mesma remessa), assim como somente deve haver uma GFIP 150 (com todos os tomadores na mesma remessa) para cada competência. Mais detalhes em GFIP com TOMADOR/OBRA: códigos de recolhimento;

e) DIVERGÊNCIA DE TABELAS DE RETENÇÃO AO INSS - A tabela do INSS na FOLHA diferente da tabela do INSS no SEFIP vai gerar diferenças no cálculo da contribuição descontada do segurado do SEFIP em relação a FOLHA. É preciso saber se a tabela do SEFIP está atualizada, antes de compará-la com a da FOLHA. A versão da tabela do INSS no SEFIP é 22.0;

f) DIVERGÊNCIA DE TABELAS FPAS E TERCEIROS - No caso de empresas NÃO OPTANTES pelo SIMPLES NACIONAL, diferenças ocorrem quando as tabelas de FPAS e terceiros na FOLHA estão com alíquotas erradas. Para conferir se as alíquotas estão corretas, verifique na coluna de PARÂMETROS, opções, INSS FPAS e INSS OUTRAS ENTIDADES e confira com as tabelas FPAS e Terceiros da Previdência Social, que podem ser verificadas no SEFIP 8.4 Manual de Instruções. No arquivo SEFIP.RE, a FOLHA apenas repassa os códigos, não podendo determinar os valores de FPAS e TERCEIROS ao SEFIP que, com base nestes códigos, realiza os cálculos. Se as alíquotas da FOLHA não corresponderem as do SEFIP, haverá diferença; 

g) DIVERGÊNCIA COM INSTRUÇÕES ESPECÍFICAS PARA O SIMPLES NACIONAL – O SEFIP 8.4 se refere genericamente ao SIMPLES FEDERAL e ao SIMPLES NACIONAL. É recomendável que sejam verificadas as INs 761 e 763 através dos documentos IN 761: tributação previdenciária no SIMPLES NACIONAL e IN 763: orientações para uso do SEFIP no SIMPLES NACIONAL, que tratam de orientações específicas para empresas no SIMPLES NACIONAL com obrigação de recolher a parte patronal ao INSS;

h) DIVERGÊNCIA NAS TABELAS DO RAT NOCIVO FOLHA x SEFIP - No caso de empresas que recolhem o RAT NOCIVO, a tabela de ocorrência do SEFIP na FOLHA deve ter as alíquotas conforme o SEFIP 8.4 Manual de Instruções. Verificar também o documento O campo ocorrência e sua relação com o RAT nocivo no SEFIP;

i) AUSÊNCIA DE RETENÇÃO PARA TRABALHADORES SEM FGTS - No caso de trabalhadores sem FGTS, que prestam serviço ou que são diretores que recebem PRO-LABORE, deve-se verificar se o desconto de INSS foi implantado e está sendo processado em FOLHA (opção REMUNERAÇÕES em VENCIMENTOS). O desconto de INSS nestes trabalhadores só é dispensado quando os mesmos provarem que recebem quantias que superam o teto previdenciário. Se isto ocorrer, deve-se informar a ocorrência 05 (múltiplos vínculos) na tela de REMUNERAÇÕES com o SALÁRIO DE REFERÊNCIA zerado ou em um valor que, somado com os outros rendimentos do mesmo trabalhador na mesma competência, atinja o teto previdenciário;

j) ERRO DE CADASTRAMENTO NAS CONTAS E ENCARGOS - Configuração errada de CONTAS e ENCARGOS, não informando corretamente se determinado provento ou desconto compõe a base de FGTS e base de INSS;

k) AJUSTES INADEQUADOS NAS RESCISÕES DE CONTRATO - Rescisões de contrato sem o registro do SALDO DE SALÁRIO e demais verbas passíveis de recolhimento previdenciário. Nunca se deve omitir o SALDO DE SALÁRIO de uma rescisão sob a justificativa de que o valor já foi pago no decorrer do mês. Quando isto ocorrer, o correto é fazer um lançamento de adiantamento de salário. O mesmo é válido para o 13º., é preferível lançar um desconto de adiantamento de 13º., ou de 1ª. Parcela;

l) ABATIMENTO DE CRÉDITOS SOBRE TERCEIROS NA GPS - Empresas que não são optantes pelo SIMPLES NACIONAL, quando possuem algum valor a restituir com o INSS ou retenções, não podem aplicar tais abatimentos sobre o total da GPS, mas apenas sobre o campo 6 (valor do INSS). O total a pagar para TERCEIROS não sofre abatimento;

m) PREENCHIMENTO INCORRETO DOS CÓDIGOS DE RECOLHIMENTO - No caso empresas com tomadores de serviços , é comum a confusão entre o preenchimento dos campos referentes ao empregador e ao(s) tomador(es). Empregadores com tomadores de serviços devem ter GFIP elaborada com códigos para tomadores (150 ou155, verificando caso a caso). Se o CEI é próprio (GFIP 155) a GPS deve ser recolhida com a identificação do CEI de cada obra. Havendo cessão de mão-de-obra para CNPJ ou CEI de terceiros (GFIP 150), a identificação é sempre o CNPJ do EMPREGADOR. ;

n) OMISSÃO DE RETENÇÕES DA LEI 9711/98 – Valores retidos em notas fiscais de serviço devem ser informados na GFIP com todos os tomadores envolvidos e suas respectivas folhas. Não informar as retenções em notas/recibos de serviços vai acarretar na impossibilidade de se usar os valores para abatimentos sobre as contribuições geradas na FOLHA;

o) OMISSÃO DE COMPENSAÇÕES – Omissão valores abatidos na GPS a título de compensações, mas que não foram informados na GFIP ou foram com período de compensação inválido ou impróprio;

p) OMISSÃO DE OUTRAS DEDUÇÕES E/OU MOVIMENTAÇÕES - Omissão ou informação imprecisa de deduções de salário família e salário maternidade, ou de movimentações GFIP (acidente de trabalho, doença superior a 15 dias), muitas vezes causadas por alterações nos cadastros do sistema após emissão do relatório de FOLHA e importação do SEFIP.RE.

2. Para evitar diferenças:

2.1. Verificar MENSALMENTE as versões do sistema e das tabelas.

Mantenha-se informado da versão atual do SEFIP lendo os avisos do CONECTIVIDADE SOCIAL ou na seção de download do site da Caixa. Pode-se conferir a versão atual do SEFIP consultando o link de ATUALIZAÇÕES, do nosso site.

Para saber se o SEFIP instalado é o mais atualizado, entre no SEFIP, clique na opção AJUDA, e depois selecione SOBRE O SEFIP. Em seguida, abrirá uma janela com os dados sobre as versões instaladas:

 .

Cabe lembrar que a versão das tabelas do INSS deve ser 22.0 (18/03/2008) e que a versão muda a medida em que o INSS modifica a tabela para retenção.

Utilizar uma tabela diferente pode gerar diferenças no valor retido dos segurados com o valor retido calculado na FOLHA. Para evitar este tipo de diferença, compare a tabela do SEFIP com a tabela do INSS na FOLHA:

No SEFIP, clique na opção EXIBIR, depois selecione TABELAS INSS, e na aba VIGÊNCIA DAS ALÍQUOTAS, desloque a barra de rolagem até o final da seqüência para ver a última tabela inserida no sistema e confira os valores:

Compare a tabela do SEFIP com a da FOLHA, na opção ENCARGOS E PARÂMETROS COMPLEMENTARES, em VENCIMENTOS e se, necessário, faça os ajustes (a versão atual da FOLHA faz o ajuste automaticamente na FOLHA):

Confira se os percentuais para RAT NOCIVO estão corretos, clicando na aba EXPOSIÇÃO A AGENTE NOCIVO. Na FOLHA, verifique em PARÂMETROS, na opção GFIP OCORRÊNCIAS (RAT Nocivo).

Quanto às tabelas SELIC e índices do FGTS, estas são apenas importantes em caso de recolhimento de INSS e FGTS em atraso, respectivamente.

2.2. Comparar o RESUMO GERAL da FOLHA com o COMPROVANTE DE DECLARAÇÃO A PREVIDÊNCIA DO SEFIP

A comparação do RESUMO GERAL da FOLHA com o COMPROVANTE DE DECLARAÇÃO A PREVIDÊNCIA é fundamental em um processo de conferência de uma GFIP

No SEFIP, na opção RELATÓRIOS, selecione MOVIMENTO, depois, COMPROVANTE DE DECLARAÇÃO A PREVIDÊNCIA. No vídeo, compare os dados apurados no SEFIP com os dados apurados no RESUMO DA FOLHA.

 Também se deve considerar a seguinte tabela de equivalência na comparação dos relatórios:

COMPROVANTE SEFIP	RESUMO FOLHA
EMPRESA (Empregados/Avulsos)	FPAS
EMPRESA (Contribuintes individuais)	Contrib Base Autônomos
EMPRESA (RAT)	RAT
EMPRESA (RAT – Agentes Nocivos)	Total a Recolher RAT Ag Nocivo
(-) Sal. Família/Sal. Maternidade	Total Sal Família + Total Sal. Maternidade
OUTRAS ENTIDADES	Terceiros

3. Observações

Se for utilizada alguma compensação ou retenção conforme Lei 9711/98, deve-se observar que a dedução deve ser conferida nos relatórios COMPENSAÇÃO e RETENÇÃO do SEFIP. Deve-se estar atento ao valor declarado como retenção e/ou compensação com o valor que foi utilizado para abatimento, além da sobra (quando ocorrer), que poderá ser utilizada como compensação em competências posteriores.

Havendo diferenças no TOTAL a recolher, é preciso identificar a origem da diferença e assim, deve-se analisar a RE (Relação de Trabalhadores), verificando o total das bases previdenciárias, comparando-as com o total da base previdenciária no resumo da FOLHA.

Uma das causas comuns dessas diferenças está na ausência de trabalhadores que foram processados em FOLHA, mas que não se encontram na RE (muitas vezes por ausência de PIS/PASEP/CI). Como já fora abordado anteriormente, ocorrendo esta situação, a GFIP somente poderá fechar com a FOLHA quando os trabalhadores ausentes forem declarados em uma GFIP retificadora.

Se não há ausência de trabalhadores na RE, é preciso comparar a base previdenciária de cada trabalhador com os valores destacados na folha até que seja identificado o registro com diferença de base.

LLConsulte por Leonardo Amorim, 2008.