A prática de se armazenar relatórios em PDF não é uma novidade, tendo em vista que já uma prática comum gerar nesse formato FOLHAS DE PAGAMENTO e demais relatórios que dispensam assinaturas ou vistos.
Uma das novidades do SEFIP 8.4 é a guarda de relatórios da GFIP em PDF, cuja emissão dos relatórios é obrigatória apenas quando solicitados por autoridade competente, conforme se verifica no Manual GFIP SEFIP 8.4, páginas 8 e 9:
Para a
Previdência Social, a GFIP é o conjunto de informações cadastrais, de fatos
geradores e outros dados de interesse da Previdência e do INSS, que constam do
arquivo NRA.SFP e de outros documentos que devem ser impressos pela empresa
após o fechamento do movimento no SEFIP.
Para a
Previdência, são documentos que compõem a GFIP/SEFIP:
· Protocolo
de Envio de Arquivos, emitido pelo Conectividade Social;
· Comprovante
de Declaração à Previdência;
· Relação
dos Trabalhadores Constantes do Arquivo SEFIP – RE;
· Relação
de Estabelecimentos Centralizados – REC;
· Relação
de Tomadores/Obras – RET;
· Comprovante/Protocolo
de Solicitação de Exclusão.
Atenção:
A REC, a
RET, o Comprovante de Declaração à Previdência, a Confissão de não Recolhimento
de FGTS e de Contribuição Social, a Declaração de ausência de fato gerador para
recolhimento FGTS e o Comprovante/Protocolo de Solicitação de Exclusão devem
ser impressos, para apresentação aos órgãos requisitantes, quando solicitado, ou salvos em formato PDF, para guarda magnética e
posterior impressão. Somente a RE faz parte do arquivo NRA.SFP, podendo ser
armazenada e apresentada aos órgãos requisitantes em meio magnético. Observar a
nota 1 do item 13.
A guarda em PDF é uma funcionalidade importante tendo em vista o elevado consumo de papel demandado nos relatórios do SEFIP. Pode-se gerar os relatórios em PDF utilizando os botões de conversão dentro do próprio SEFIP; é preciso definir o local de gravação e estabelecer um critério de pastas.
O armazenamento dos relatórios em PDF pode ser feito tanto no disco local, como em mídias removíveis e unidades de rede, porém, os usuários devem tomar os devidos cuidados para evitar a perda destes relatórios não impressos em papel, providenciando cópias de segurança dos mesmos.
LLConsulte
por Leonardo Amorim, 2008.