MTE
SIT
Apreensão
e guarda de documentos
Instrução Normativa SIT nº 89, de 02/02/2011 (DOU
1 de 03/03/2011)
Estabelece procedimentos para apreensão e guarda de documentos, livros,
materiais, equipamentos e assemelhados por Auditor-Fiscal do Trabalho e aprova
modelos de Auto de Apreensão, Termo de Guarda e Termo de Devolução.
A Secretária de Inspeção do Trabalho, no exercício
da competência prevista no inciso XIII do art. 14 do Anexo I do Decreto nº
5.063, de 03 de maio de 2004, e em face do disposto no inciso VI do art. 11 da
Lei nº 10.593, de 06 de dezembro de 2002, e nos incisos VII, XII e XX do art.
18 do Decreto nº 4.552, de 06 de dezembro de 2002, que aprovou o Regulamento da
Inspeção do Trabalho,
Resolve:
Art. 1º Estabelecer os procedimentos para a
apreensão, guarda e devolução de materiais, livros, papéis, arquivos,
documentos e assemelhados de empregadores por Auditor-Fiscal do Trabalho - AFT.
§ 1º A apreensão tem por finalidade a verificação e
constituição de prova material de fraudes, irregularidades e indícios de crime,
ou a análise e instrução de processos administrativos, nas hipóteses em que o
acesso ou a posse do empregador possa prejudicar a apuração das irregularidades
ou o objeto seja indício de crime.
§ 2º Consideram-se assemelhados e passíveis de
apreensão, quaisquer que sejam o seu conteúdo, os objetos físicos, documentos e
arquivos constantes de dispositivos móveis de armazenamento de dados, por meios
magnéticos ou eletrônicos, mídias, discos rígidos de computadores e seus
respectivos gabinetes, substâncias, rótulos, fitas, urnas e outros que, a
critério do Auditor-Fiscal do Trabalho, sejam necessários à apuração da
irregularidade.
§ 3º A apuração poderá ser feita por meio do exame
da contabilidade da empresa conforme disposto no inciso VI do art. 11 da Lei nº
10.593, de 06 de dezembro de 2002, conjugado com os arts. 190 e 193 da Lei nº
10.406, de 10 de janeiro de 2002, que institui o Código Civil.
Art. 2º A apreensão pode ser determinada em Ordem
de Serviço emitida pela chefia imediata ou por ação imediata do Auditor-Fiscal
do Trabalho e deve constar de Auto de Apreensão e Guarda, conforme modelo
previsto no Anexo I e de relatório circunstanciado, em que devem ser descritos
os motivos da apreensão e outras informações julgadas necessárias.
Art. 3º O Auto de Apreensão e Guarda a ser lavrado
pelo Auditor-Fiscal do Trabalho em cada apreensão, que deve conter, no mínimo:
I - nome ou razão social, endereço e nº do Cadastro
Nacional da Pessoa Jurídica - CNPJ, do Cadastro de Pessoa Física - CPF ou
Cadastro de Específico do INSS - CEI do autuado;
II - local, data e hora da apreensão e lavratura do
auto;
III - descrição dos objetos apreendidos, com
indicação de suas características aparentes;
IV - indicação das irregularidades, motivos ou
indícios de irregularidades que ensejaram a apreensão;
V - identificação e assinatura do Auditor-Fiscal do
Trabalho autuante;
VI - assinatura e identificação do autuado;
VII - endereço da Superintendência Regional do
Trabalho e Emprego, da Gerência Regional do Trabalho e Emprego ou da Agência
Regional do Trabalho em que os objetos apreendidos ficarão depositados; e
VIII - informação de que o autuado poderá
solicitar, por escrito, cópias dos documentos apreendidos, que serão fornecidos
contra recibo.
§ 1º O Auto de Apreensão e Guarda deve ser emitido
em três vias, sendo a primeira via para dar início ao processo administrativo
previsto no art. 6º, a segunda via para ser entregue ao autuado e a terceira
via para controle do Auditor-Fiscal do Trabalho autuante.
§ 2º Os documentos apreendidos devem ser visados e
datados, exceto os livros oficiais.
§ 3º O Auditor Fiscal do Trabalho poderá promover o
lacre de gavetas, armários e arquivos, bem como de quaisquer volumes que sirvam
para a guarda dos objetos, quando não for possível removê-los ou encerrar o
levantamento para apreensão naquela visita fiscal.
Art. 4º A primeira via do Auto de Apreensão e
Guarda deve ser entregue pelo Auditor-Fiscal do Trabalho à chefia imediata,
juntamente com os materiais, livros, papéis, arquivos, documentos e
assemelhados apreendidos.
Art. 5º Cabe à chefia imediata a responsabilidade
pela guarda, proteção e conservação dos materiais, livros, papéis, arquivos,
documentos e assemelhados que lhe forem entregues, devendo ser lavrado, na
ocasião do recebimento, o Termo de Recebimento e Guarda previsto no Anexo II
desta Portaria.
Parágrafo único. O Termo de Recebimento e Guarda
deve ser lavrado em três vias, sendo a primeira para instrução do processo
administrativo previsto no art. 6º, a segunda via para o Auditor-Fiscal do
Trabalho que lavrou o Auto de Apreensão e Guarda e entregou os materiais,
livros, papéis, arquivos, documentos e assemelhados apreendidos, e a terceira
para controle da chefia imediata.
Art. 6º O Auto de Apreensão e Guarda deve ser
protocolizado para formação de processo administrativo, em que devem ser
juntados o Termo de Recebimento e Guarda e cópia de todas as ocorrências referentes
ao procedimento de apreensão, inclusive da ordem de serviço, dos autos de
infração e termos lavrados.
Parágrafo único. É facultado ao autuado o
recebimento, mediante recibo, de cópia de todo o processo administrativo e dos
documentos apreendidos, desde que a solicite por escrito, devendo a solicitação
e o recibo ser anexados ao processo.
Art. 7º A ação fiscal será reiniciada pelo
Auditor-Fiscal do Trabalho autuante no prazo máximo de trinta dias contados da
data de lavratura do Auto de Apreensão, que pode ser prorrogado por mais trinta
dias, a critério da chefia imediata.
§ 1º Quando houver lacre previsto no § 3º do art.
3º, a ação fiscal deve ser reiniciada no prazo máximo de setenta e duas horas a
partir da efetivação do lacre, cuja abertura será efetuada pelo Auditor-Fiscal
do Trabalho autuante, podendo dela participar o autuado, seu representante
legal ou preposto, devidamente identificados e munidos de mandato.
§ 2º Para reinício da ação fiscal ou exame dos
materiais, livros, papéis, arquivos, documentos e assemelhados apreendidos, o
Auditor-Fiscal do Trabalho deve solicitá-los à chefia imediata, e recebê-los
por meio de Termo de Recebimento e Guarda.
Art. 8º O exame dos materiais, livros, papéis,
arquivos, documentos e assemelhados apreendidos deve ser feito pelo
Auditor-Fiscal do Trabalho nas dependências da Superintendência Regional do
Trabalho e Emprego, da Gerência Regional do Trabalho e Emprego ou da Agência
Regional do Trabalho em que estejam depositados.
§ 1º Caso entenda necessário para seu exame, o
Auditor-Fiscal do Trabalho pode solicitar à chefia imediata diligências, laudos
técnicos e periciais, elaborados pelas autoridades competentes, inclusive a
degravação de arquivos magnéticos.
§ 2º Os materiais, livros, papéis, arquivos,
documentos e assemelhados examinados e considerados desnecessários para
instrução de processo administrativo ou comunicação às autoridades competentes
devem ser devolvidos ao autuado em no máximo setenta e duas horas após o exame.
Art. 9º Após o encerramento da ação fiscal, devem
ser tomadas as seguintes providências quanto aos materiais, livros, papéis,
arquivos, documentos e assemelhados examinados:
I - havendo constatação de indícios de crime, cabe
à chefia responsável pela sua guarda encaminhá-los às autoridades competentes
para as providências que julgarem necessárias, por meio de ofício, cuja cópia
deve ser anexada ao processo administrativo; e
II - deve ser providenciada, no prazo máximo de
noventa dias da lavratura do Auto de Apreensão e Guarda ou setenta e duas horas
após o encerramento da ação fiscal, a devolução ao autuado dos documentos que
não foram encaminhados na forma § 2º do art. 8º ou do inciso I deste artigo.
§ 1º Para a devolução prevista no inciso II do caput, o autuado deve ser notificado via
postal, com anexação do Aviso de Recebimento - AR ao processo administrativo,
para comparecimento na Superintendência Regional do Trabalho e Emprego, na
Gerência Regional do Trabalho e Emprego ou na Agência Regional do Trabalho em que
se encontram os materiais, livros, papéis, arquivos, documentos e assemelhados
apreendidos.
§ 2º A devolução a que se refere no inciso II do caput deve ser efetuada por meio do
Termo de Devolução previsto no Anexo III, a ser assinado pelo Auditor-Fiscal do
Trabalho, pela chefia imediata e pelo autuado, seu representante legal ou
preposto.
§ 3º Em caso de não comparecimento do autuado, os
materiais, livros, papéis, arquivos, documentos e assemelhados devem lhe ser
encaminhados via postal, no prazo de dez dias do recebimento da notificação,
com anexação do Aviso de Recebimento ao processo administrativo.
§ 4º O processo administrativo deve ser arquivado
após o encerramento da ação fiscal e dos procedimentos previstos neste artigo.
Art. 10. A constatação de rompimento do lacre pelo
autuado ou seu representante, sem autorização escrita do Auditor-Fiscal do
Trabalho autuante, deve ser comunicada às autoridades competentes para apuração
de crime.
Art. 11. Os empregadores que utilizam sistemas
eletrônicos de dados para registro dos fatos relacionados ao cumprimento da
legislação trabalhista e fazendária devem manter os respectivos arquivos
digitais e sistemas à disposição da fiscalização do trabalho nos prazos
previstos na legislação, observada a prescrição trintenária relativa ao Fundo
de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS.
Art. 12. Revoga-se a Instrução Normativa nº 28, de
27 de fevereiro de 2002.
Art. 13. Esta instrução entra em vigor na data de
sua publicação.
Ministério
do Trabalho e Emprego Sistema
Federal de Inspeção do Trabalho - SFIT Superintendência
Regional do Trabalho e Emprego em _______________ AUTO
DE APREENSÃO E GUARDA |
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Dados do autuado Nome / Razão Social:___________________________________________________. CNPJ / CEI ou CPF:
___________________________________________________. |
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Às___h____ do dia ____/_____/______, no endereço
__________________________, foram APREENDIDOS os materiais, livros, papéis,
arquivos, documentos e assemelhados abaixo relacionados, sob guarda do
Auditor - Fiscal do Trabalho signatário deste Auto, com fundamento no inciso
VI, do art. 11 da Lei nº 10.593, de 06 de dezembro de 2002 e no Decreto nº
4.552, de 27 de dezembro de 2002, que aprovou o Regulamento da Inspeção do
Trabalho, lavrando-se o presente auto em três vias. Os documentos serão devolvidos na forma e nos
prazos previstos na Instrução Normativa nº 89 de 02 de março de 2011, da Secretaria
de Inspeção do Trabalho. Fica o autuado ciente de que poderá solicitar,
por escrito, cópias dos documentos apreendidos, que serão fornecidos contra
recibo no órgão regional do Trabalho e Emprego, no endereço:
___________________________________________________________________________ |
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Materiais, livros, papéis, arquivos, documentos e
assemelhados apreendidos: _________________________________________________________ |
Irregularidades, motivos ou indícios de
irregularidades que ensejaram a apreensão ___________________________________________ |
Recebi a 2ª via deste auto ________________________________ Autuado, representante ou preposto |
________________________________ Carimbo e Assinatura do Auditor-Fiscal do
Trabalho |
Ministério
do Trabalho e Emprego Sistema
Federal de Inspeção do Trabalho - SFIT Superintendência
Regional do Trabalho e Emprego em _______________ TERMO
DE RECEBIMENTO E GUARDA |
|
Dados do autuado Nome / Razão Social:__________________________________________________________. CNPJ / CEI ou CPF:
____________________________________________________. |
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Nos termos da Instrução Normativa nº 89 de 02 de
março de 2011, RECEBO os objetos do empregador acima identificado,
apreendidos às ___h___ do dia ___/___/___, pelo Auditor- Fiscal do Trabalho,
CIF_________, por meio de auto de apreensão e guarda, e fico ciente de meus
deveres de guarda e conservação. |
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Materiais, livros, papéis, arquivos, documentos e
assemelhados apreendidos: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ |
|
Recebi a 2ª via deste auto na data de ____/____/______. ________________________________ Carimbo e Assinatura do Auditor-Fiscal do
Trabalho |
_____________-____, em ____/___/___ ________________________________ Identificação e assinatura da chefia imediata |
Ministério
do Trabalho e Emprego Sistema
Federal de Inspeção do Trabalho - SFIT Superintendência Regional do Trabalho e Emprego em _______________
TERMO
DE DEVOLUÇÃO |
Dados do autuado Nome / Razão
Social:___________________________________________________. CNPJ / CEI ou CPF: ____________________________________________________. |
Nos termos da Instrução Normativa nº 89 de 02 de
março de 2011, DEVOLVO, pelo presente termo ao autuado acima identificado os
materiais, livros, papéis, arquivos, documentos e assemelhados apreendidos às
_____h____ do dia _____/_____/_____, conforme auto de apreensão guarda
__________ lavrado pelo Auditor-Fiscal do Trabalho
____________________________, CIF nº ____________. |
Materiais, livros, papéis, arquivos, documentos e
assemelhados apreendidos e devolvidos: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ ___________________-____, em ____/___/___ ________________________________ Carimbo e Assinatura do Auditor-Fiscal do
Trabalho |
Recebi os materiais, livros, papéis, arquivos,
documentos e assemelhados acima descritos e certifico que se encontram da
mesma forma que estavam quando foram apreendidos. ________________________________ Autuado, representante ou preposto |