30/08/2006 – Empresas devem se preparar para uma nova era na fiscalização do INSS

Uma nova era na fiscalização do INSS deve ser inaugurada em breve. Trata-se de uma forma de se fiscalizar onde os documentos devem ser apresentados em arquivos digitais. Recentemente foi publicado o MANAD (Manual Normativo de Arquivos Digitais), contendo as instruções para geração de arquivos que devem ficar a disposição da fiscalização do INSS quando solicitados. Vejamos um trecho da IN 3:

Apresentação de Dados em Meio Digital ou Assemelhado

Art. 61. A empresa que utiliza sistema de processamento eletrônico de dados para o registro de negócios e atividades econômicas, escrituração de livros ou produção de documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária está obrigada a arquivar e armazenar, certificados, os respectivos arquivos e sistemas, em meio digital ou assemelhado, durante dez anos, mantendo-os à disposição da fiscalização, conforme disposto na Lei nº 10.666, de 2003.

§ 1º A certificação de arquivos e sistemas, prevista no caput, é definida e normatizada nos termos do art. 4º da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.

§ 2º A SRP não procederá à certificação de arquivos e sistemas apresentados pelas empresas na forma prevista no caput, devendo a mesma ser realizada pelas instituições autorizadas.

§ 3º Fica a critério da empresa a escolha da forma ou do processo de armazenamento dos arquivos e sistemas previsto no caput.

§ 4º A empresa optante pelo SIMPLES, na forma da Lei nº 9.317, de 1996, fica dispensada do cumprimento da obrigação de que trata este artigo, desde que mantenha a documentação em meio impresso.

Art. 62. A pessoa jurídica que utilizar os sistemas referidos no caput do art. 61, quando intimada pela fiscalização da SRP, deverá apresentar, no prazo estipulado no Termo de Intimação para Apresentação de Documentos - TIAD, a documentação técnica completa e atualizada dos sistemas e arquivos solicitados.

Parágrafo único. Quando do recebimento dos arquivos solicitados na forma do caput, os mesmos serão autenticados pelo Auditor-Fiscal da Previdência Social - AFPS, na presença do representante legal da empresa ou pessoa autorizada mediante procuração pública ou particular, por sistema de autenticação de arquivos disponível na Internet, na página institucional do Ministério da Previdência Social.

A nova forma de fiscalização está bastante avançada em termos de definições técnicas. Há o Anexo da Instrução Normativa MPS/SRP n° 12, de 20 de junho de 2006, que define os padrões dos arquivos. Isto significa que sistemas de FOLHA DE PAGAMENTO, CONTABILIDADE, GESTÃO FINANCEIRA/FISCAL, devem ser imediatamente adaptados. Do ponto de vista prático, não é uma novidade, porque o processo lembra a geração de arquivos para o SEF e o SINTEGRA e os arquivos do COFIS SRF (que já estão disponibilizados na FOLHA).

A geração dos arquivos conforme o MANAD estará disponível na FOLHA até o final de setembro/2006. Mas lembramos aos escritórios que é importante alertar seus clientes sobre a necessidade de se adaptar outros sistemas, passivos de geração de dados de interesse da IN 3.

Leonardo Amorim.

Llconsulte por Leonardo Amorim, 2006.